80 herramientas para tu negocio, la oficina a golpe de «clic»

Cuánto hemos cambiado en los últimos años en lo que a nuestro trabajo se refiere y qué lejos han quedado (por suerte) aquellos tiempos de fax, envíos postales y demás. Hoy en día, los procesos son digitales y tenemos ante nosotros un amplio abanico de recursos para hacer prácticamente «de todo» y en la mayoría de los casos con herramientas gratuitas o de bajo coste que nos permiten disponer de una auténtica oficina virtual en la pantalla de nuestro ordenador, la oficina a golpe de «clic». Opciones hay para todos los gustos y precisamente en estos o en nuestras necesidades estará la clave para elegir una herramienta u otra. Vamos allá.

Empecemos por el email, aunque denostado por algunos avanzados, sigue siendo el centro de reunión de todas las redes y soportes en los que participamos. Aquí poca duda podemos encontrar, Gmail y quizá darle una opción a Outlook.com. Eso sí, si quieres gestionar tu correo de forma diferente, fácil, táctil e intuitiva, prueba Mailbox.

Para almacenar archivos, dos clásicos, Dropbox y Google Drive y para compartir grandes archivos WeTransfer. Para hacer presentaciones, olvídate de una vez de Powerpoint y dale una oportunidad a Prezi, cuando le cojas el gusto, la diferencia es notable. Si sigues por la vía tradicional, dale otra vida a tus presentaciones y compártelas en Slideshare, tu comunidad te lo agradecerá y posiblemente tu influencia crecerá.

Tus notas ordenadas como nunca, Evernote es el rey del momento, no dejes de leer el artículo de Yoriento: 12 formas inteligentes de trabajar con Evernote para profesionales y emprendedores y complementarlo con Evernote Hello, un fantástico recordador de personas, eventos y reuniones de la misma factoría. De la misma casa o más bien recientemente adquirido es Penultimate, una maravilla para escribir a mano en tablets, hasta el momento solo disponible en versión iPad. Si no nos adaptamos o queremos probar otras cosas, nos quedan aplicaciones como Simplenote o Springpad.

Si nuestro problema es más de agenda, en el mercado hay muchas posibilidades que se adaptarán mejor o peor a cada uno dependiendo de los gustos o necesidades, sin embargo Google Calendar se sincroniza con la mayoría de los desarrollos actuales y a su favor dos argumentos de peso, es muy bueno y es gratuito. Una de esas agendas multisoporte es Sunrise que además de sincronizarse con Google Calendar, lo hace con Facebook, por lo que nos recuerda cumpleaños y eventos recogidos de esta red social. Doodle te ayudará además a gestionar reuniones.

Agendas y gestores de tareas van de la mano en muchos casos, pero si nos interesa más lo segundo hay muchas opciones: Remember the milk, Wunderlist, Omnifocus, Producteev, Any.DO (una delicia visual y de manejo muy intuitivo), Task o el simple y efectivo Google Task. Si necesitamos gestión de clientes, un buen CRM, tenemos la opción de disponer de SugarCRM (código abierto) disponible para nuestra descarga o trabajar online con Capsule. Y ¿un buen gestor de proyectos? La cosa se pone difícil, porque aquí los gustos y las necesidades son infinitos, prueba y decide que se adapta mejor a tus necesidades: Trello, Basecamp, Podio, Teambox, Clocking IT, Asana, EGroupware, Doolphy, Achievo,  Feng Office…

Si necesitamos manejar información, Google Reader es indispensable para acceder a multitud de fuentes, pero también tenemos que tener en cuenta a Pocket una fantástica aplicación que nos permitirá dejar para más tarde lecturas que requieran mayor atención o simplemente para disponer de una base de información adecuada a nuestros intereses. En este mismo sentido, podemos probar también Instapaper. Otras aplicaciones interesantes y más orientadas a movilidad pueden ser: Pulse, Prismatic, Flipboard o Google Currents.

Para procesar información o para procesar datos, realizar presentaciones y demás, dos clásicos: Google Drive (anteriormente docs) y Microsoft Office 365. Como alternativa quizá podríamos probar Zoho. Si necesitamos procesar gráficos y los grandes como Photoshop o Lightroom se nos antojan algo caros, tenemos varias opciones, pero quizá las más destacadas (aunque sobre gustos…) sean: Gimp y Photoscape. ¿Videoconferencias? Skype o la fantástica Hangouts de Google y si tienes necesidades más específicas WebEx de Cisco.

Hay utilidades que no encajan muy bien en ninguna definición o grupo, pero son interesantes por los servicios que ofrecen o por cómo nos facilitan la vida. IFTTT es una de ellas, «pon a Internet a trabajar para ti» es su eslogan y realmente lo hace muy bien cuando entendemos su funcionamiento (automatizar procesos entre aplicaciones). About.me es un curriculum online que redirige a nuestros perfiles sociales. Foursquare te sacará de más de un apuro en tus viajes, comidas de negocio u ocio. Ah, ¿viajas? Minube, eso si, la gestión de hoteles y demás para el clásico Booking y el otro día recuerdo que encontré a una persona que todavía viajaba con mapas :-o (asombro), no conocía Google Maps en sus aplicaciones para iphone y android.

Seguimos con esas aplicaciones indefinidas, Mailchimp nos permitirá enviar newsletter y en general todo tipo de correos masivos, algo que también podremos hacer con iContact. Por supuesto, una aplicación básica para todo negocio de hoy en día es Google Analitycs para comprobar el impacto en nuestra web de cualquier acción o campaña que realicemos y Social Bro, un homologo analítico para twitter. Para nuestras necesidades de escaneo, olvídate de caros aparatos, saca tu móvil y escanea con CamScanner en sus versiones Android o iOS y si necesitamos imprimir o crear un pdf online, PrintFriendly. MOO nos ayudará a crear nuestras tarjetas de empresa y te las enviará impresas a tu casa u oficina. ¿Necesitas crear infografías? Apunta: Piktochart, visual.ly o vizualize.me.

Por último, si quieres estar en contacto con tus clientes y/o proveedores, poco te voy a descubrir, los clásicos de hoy: twitter y su homólogo empresarial Yamer o también app.net. Por supuesto deberías tener perfil en Linkedin y a tu disposición quedan Facebook, Google + y compañía. También recordar, por si alguien no está enterado a estas alturas, que el mensaje móvil ha muerto y en su lugar se alza el rey WhatsApp y una extensa corte de aplicaciones como Line, Spotbros, Groupme, Wechat, Tu Me, Yuilop, Meebo por citar unas pocas. Aquí el gusto estético y funcional cuenta, pero la verdadera utilidad de estas aplicaciones radica en estar en aquella en la cual todo el mundo esté disponible.

Hasta aquí hemos pegado un buen repaso a nuestras necesidades profesionales, quedan muchas cosas, hay muchas más aplicaciones, lo importante como he dicho es encontrar aquello que se adapte a nuestras necesidades. ¿Recomendarías algo más?